26 mai 2002 : Plaidoyer pour la création d'une matière "BUREAUTIQUE APPROFONDIE"

 

Dans le débat à propos de l'enseignement d'Access en classes de STT et BTS, il faut me comprendre : je milite pour la création d'une matière Bureautique approfondie, à égalité de moyens horaires, de programme précis et d'examen sérieux avec l'économie, la comptabilité, le français, les maths...

 

Pour l'instant, on nous oblige à traiter un sujet essentiel  (tu vois que nous sommes d'accord) avec des bouts de ficelle, des heures grappillées à gauche à droite, dans les cours des autres matières..., clandestinement même quand c'est le mercredi pendant les actions sur le terrain, et dans le désordre dû aux multiples intervenants qui ont "du mal" à se coordonner (qui a traité quoi, quand, et comment, est-ce qu'on n'a rien oublié, est-ce qu'on n'a pas traité 4 fois le même point facile ?... etc)...

 

Que diriez-vous si le français était enseigné comme ça ?

 

Pas de cours de français à proprement parler, ou juste une heure "pour dire...", mais tous les profs de n'importe quelle matière qui, bien sûr, ont besoin du français à tout propos, et qui enseignent le français chacun pour soi ???

 

"C'est le boxon !" me diriez-vous ! (passez-moi l'expression...) . Et bien, c'est précisément le sort qui nous est réservé en bureautique... Pourquoi ?

 

C'est probablement bien pensé, voulu comme ça pour de bonnes raisons... Sans doute cette matière Bureautique ne permet-elle pas à un jeune "débutant en tout" de trouver sa place dans l'entreprise, elle n'aide pas l'enfant à rendre service et à montrer son utilité dans l'entreprise et à s'intégrer, elle n'est pas assez technique et complexe pour justifier un enseignement spécialisé, et surtout les profs sont trop bêtes pour l'enseigner intelligemment : ils vont tous faire "du presse-bouton à la noix" et nos enfants vont devenir des ânes... c'est sûr !

 

Non, vraiment, je ne comprends pas de quoi les décideurs ont peur quand ils nous privent ainsi d'une matière (avec ses heures réservées !) tellement stratégique !

 

Nos élèves, pour simplifier un peu, ne sont pas les plus forts en français et en maths, on va dire ça pudiquement, ils débutent complètement en éco, en droit, en vente, en compta, en organisation administrative, et ils débarquent en entreprise au milieu de spécialistes qui ne les ont pas attendus pour faire de la compta, pour vendre ou pour tenir un bureau... Quand nos étudiants arrivent en entreprise, ils ont du mal à se rendre vraiment utile.

 

Or justement, il est un domaine où les entreprises ont des besoins immenses car les anciens n'y excellent pas, un domaine où les progrès sont rapides et spectaculaires si on s'en donne les moyens, tu le dis toi-même et je suis bien d'accord !, un domaine où chaque élève a de réelles chances de parvenir vite à l'excellence, rien que ça !!!, un domaine qui va rendre le jeune recruté utile, rapidement indispensable, ce qui va bien sûr l'aider à s'intégrer dans le groupe de travail... et comment est-ce qu'on enseigne cette précieuse matière-levier-d'intégration ??? Comme vous le savez, et ça me désespère !...

 

Bien sûr qu'Access est un outil formidable ! Mais quel crève-coeur de bâcler cet apprentissage faute de temps !

 

J'ai découvert il y a peu de temps une des raisons qui permettent de comprendre cette politique navrante : si on décidait la création de cette matière, on n'aurait pas les profs pour l'enseigner... Passée la surprise, j'ai bien dû reconnaître que c'est peut-être vrai... Mais alors, ouvrons les portes et recrutons-les !, ces jeunes profs qui vont enseigner ce savoir essentiel !!!  On ne pas pas rester comme ça, empêtrés, éternellement ?

 

Cordialement  :o)

Étienne

 

E-mail : etienne.chouard@arc-en-ciel.info

Site : www.arc-en-ciel.info

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Pour justifier la création d'une matière Bureautique approfondie, il faut que le corpus de connaisances soit suffisant.

J'ai placé ci-dessous deux mails de conseils sur Excel qui, à mon avis, donnent une idée du niveau de compétence nécessaire sous Excel à la sortie de l'école, sur un tableur en l'occurrence.

On m'accordera que ce niveau ne peut pas être atteint par l'ensemble des élèves sans l'aide active des profs à travers des cours structurés et des exercices nombreux et variés, pris dans l'univers réel des problèmes de gestion.


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From: Étienne Chouard

To: 'Jacques SORNET' ; 'Liste Bts Cgo' ; Liste éco-gestion

Sent: Sunday, May 26, 2002 8:32 AM

Subject: ASTUCE EXCEL : un CAS ZÉRO dans toutes les tables RECHERCHEV(... ;FAUX)

 

Salut Jacques.

 

Je confirme qu'on peut imbriquer des fonctions RECHERCHE, ce n'est pas une différence avec RECHERCHEV.

 

Mais je voudrais souligner la grande importance des fonctions de recherche (avec ou sans v) dans TOUS LES TABLEAUX DU MONDE...

 

Tous les tableaux du monde (ou presque, d'accord : ce que je veux dire, c'est qu'on ne parle pas là d'hypothèses d'école) comportent des zones à saisir et des zones calculées.

 

Les zones à saisir sont ralentissantes et dangereuses. Tout ce qui peut être récupéré dans des tables doit l'être : c'est la philosophie des BDD relationnelles (chaque info n'est mémorisée qu'une fois, puis recherchée là où elle se trouve quand on en a besoin) qui peut s'appliquer au tableur grâce aux fonctions Recherche.

 

Les fonctions Recherche permettent d'accélérer la saisie en la diminuant, puisqu'on récupère dans des tables toutes sortes d'infos qu'on n'aura donc pas à saisir.

 

Les fonctions Recherche permettent aussi de fiabiliser la saisie en remplaçant la saisie (toujours suspecte) par une info fiable.

 

Dans ce contexte, j'utilise la fonction Recherchev à tout bout de champ, aussi naturellement qu'un SI ou qu'un SOMME.  Il n'est donc pas si rare d'imbriquer des fonctions Recherche...

 

Mais ce que je veux surtout souligner, c'est que la fonction de recherche DOIT ABSOLUMENT DÉTECTER LE FAIT QUE LE CODE SAISI N'EXISTE PAS !   Si Recherche accepte un code erroné sans rien signaler et en rendant une mauvaise info comme si tout allait bien, on se tire une balle dans le pied si on l'accepte ! On sait très bien qu'on va au devant des pires ennuis au moment d'utiliser professionnellement le tableau, surtout si c'est quelqu'un d'autre que le créateur qui l'utilise (c'est souvent le cas pour nos étudiants qui aident beaucoup les autres sur le plan informatique) !

 

Non, il ne faut pas admettre ça : je me souviens bien du stratagème astucieux mais difficile à expliquer aux élèves qui était indispensable pour réduire ce grave défaut de RECHERCHE : cette fonction accepte toujours les approximations, comme RECHERCHEV avec VRAI (elle est conçue en fait pour fonctionner avec des tranches de valeurs) : pour détecter que le code saisi n'existe pas, il faut d'abord comparer ce qui a été saisi avec ce que trouve RECHERCHE dans le même vecteur que le vecteur de recherche, et afficher un message d'erreur s'il n'y a pas une stricte égalité... Ouf...

Par exemple, si je tape un numéro de client dans une cellule CodeClientSaisi
et je veux récupérer le nom du client en utilisant deux colonnes :

une colonne CodesClients  (au pluriel pour mieux sentir par le nom que c'est un groupe d'infos et pas une cellule isolée),

et une colonne NomsClients.

 

La formule FIABLE qui récupère le nom avec RECHERCHE est :

 

=SI(RECHERCHE(CodeClientSaisi;CodesClients;CodesClients)<>CodeClientSaisi;"Erreur de saisie";RECHERCHE(CodeClientSaisi;CodesClients;NomsClients))

 

On peut expliquer ça aux étudiants  (je l'ai fait pendant 10 ans... Les vecteurs nommés séparément ont certes l'avantage de la LISIBILITÉ, et c'est important),  mais c'est beaucoup plus laborieux qu'avec RECHERCHEV :

 

=SI(ESTNA(RECHERCHEV(CodeClientSaisi;TableClients;2;FAUX));"Erreur de saisie";RECHERCHEV(CodeClientSaisi;TableClients;2;FAUX))

 

La longueur de la formule est similaire, mais ce qu'on y apprend est très différent : avec la syntaxe de RECHERCHEV, j'apprends à prévoir les erreurs et à les gérer avec SI(ESTNA(... , ce qui servira à bien d'autres occasions (alors que la recherche qui rend ce qu'elle trouve dans le premier vecteur... ça ne sert à rien plus tard, c'est juste une bidouille pour compenser une faiblesse de la fonction...).

 

D'autant que =RECHERCHEV(CodeClientSaisi;TableClients;2;FAUX) fonctionne parfaitement (si on se contente du message #NA pour signaler les erreurs).

Si je rappelle que, comme RECHERCHEV avec VRAI, la fonction RECHERCHE est en panne (!) dès que le vecteur de recherche est en désordre (sans le moindre message qui le signale !) ... on comprend que les profs abandonnent cette vieille fonction, malgré les liens affectifs que les années avaient créés...

 

Pardon pour la longueur du message, mais on est au coeur des activités quotidiennes sur tableur (c'est l'expression Hypothèse d'école qui m'a fait réagir tôt matin).

 

Très cordialement   :o)

 

Bon dimanche.

 

Étienne
Marseille.

 

E-mail : etienne.chouard@arc-en-ciel.info

Site : www.arc-en-ciel.info

 

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----- Original Message -----

From: Etienne Chouard

To: Liste Bts Cgo

Sent: Saturday, May 25, 2002 8:48 AM

Subject: [CGO] Sujet ISI 2002 - ASTUCE EXCEL : un CAS ZÉRO dans toutes les tables RECHERCHEV(... ;FAUX)

 

Bonjour à tous.

 

1 - Pour gérer simplement le cas des cellules vides (pas encore saisies), j'utilise une astuce depuis des années que je vous soumets ici.

 

Dans toutes mes tables exploitées par une fonction Recherchev "avec FAUX", je prévois un "cas zéro", c'est-à-dire une ligne sur laquelle la première colonne contient le chiffre 0. Ce cas zéro peut se trouver n'importe où dans la table, au début, à la fin ou au milieu, puisque RECHERCHEV avec FAUX fonctionne sur une table en désordre.

 

Cette astuce fait que Recherchev ne génère plus d'erreur quand il ne trouve rien (0) dans la cellule saisie : il rend simplement ce qu'il trouve dans les colonnes suivantes de la table, comme d'habitude.

 

À moi de placer dans les autres cellules de la ligne du cas zéro ce qui m'intéresse : un simple espace pour ne rien afficher, un zéro pour ne pas gêner les calculs ultérieurs, ou même un message d'aide à la saisie !...

 

TOUTES mes formules Recherchev s'en trouvent allégées : plus besoin de ce  SI(ESTVIDE(...  laborieux et systématique.

 

(Il faut peut-être rappeler que le quatrième argument de Recherchev, quand il est FAUX, permet de déclencher un message d'erreur (#NA, info non accessible) en cas d'erreur de saisie, ce qui est important pour la fiabilité du tableau. Je vois souvent des amis profs utiliser systématiquement Recherchev avec 3 arguments seulement ! C'est très dommage, non ?)

 

2 - Si le test de vacuité devient alors inutile, le test de détection des erreurs de saisie reste très utile : SI(ESTNA(...

 

3 - Enfin, la cellule ne va être recopiée que verticalement. Pas besoin, donc, de figer les colonnes dans la formule : il suffit de mettre un dollar $ devant les numéros de lignes, pas devant les numéros de colonnes..

 

 

Ici, E12 pourrait donc être :

 

=SI(ESTNA(RECHERCHEV(A12;A$153:D$158;3;FAUX));"Erreur de saisie";RECHERCHEV(A12;A$53:D$158;3;FAUX)+ARRONDI.INF(C12;-2))

 

Il serait sûrement prudent de prévoir une table plus grande, A$153:D$180 par exemple, pour anticiper les extensions possibles..

 

Cordialement.

 

Étienne.
Marseille.

 

E-mail : etienne.chouard@arc-en-ciel.info

Site : www.arc-en-ciel.info

 

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