Faut-il utiliser Access  en ABI
au BTS  AG PME-PMI ?

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Bonjour.

 

Je suis professeur en BTS Assistant de Gestion au lycée Marcel Pagnol, et j’ai en charge la partie ABI, Applications Bureautiques et Informatiques.

À ce titre, j’ai participé à toutes les réunions de travail d’harmonisation depuis la création du BTS dans l’académie, ainsi qu’aux épreuves pratiques qui sanctionnent la discipline.

Le référentiel du diplôme prévoit expressément des compétences en gestion de fichiers sur un logiciel de gestion de base de données.

Le mot relationnelle n’est jamais utilisé et je ne pense pas que ce soit par hasard.

Les entreprises visées par le diplôme comptent en effet peu d’employés, et souvent l’assistant de gestion doit être autonome sur la gestion de ses fichiers clients, fournisseurs, produits, salariés…

Nous avons décidé en commun, et j’ai activement participé à ce choix, d’utiliser avec les étudiants le logiciel Access, logiciel de gestion de bases de données relationnelles  connu de tous les professeurs dans ses grandes lignes, et vraiment maîtrisé par quelques uns seulement.

Ce choix s’explique par l’utilisation de plus en plus fréquente de ce logiciel en PME, par la puissance et l’apparente simplicité du programme, ainsi que par son air de famille avec les autres logiciels phares de la suite Office, ce qui devrait faciliter son apprentissage.

Je connais particulièrement bien Access avec lequel j’ai souvent programmé de véritables applications, et je suis bien placé pour parler des innombrables difficultés qui attendent le programmeur d’application, même déterminé à réussir, même après des centaines d’heures de travail, même chevronné en informatique…

Conscients de ces difficultés au niveau du programmeur, nous avons quand même choisi Access en nous disant « qui peut le plus peut le moins » : nous imaginions gérer facilement nos petits fichiers Clients, Produits, Salariés avec une utilisation minimale du logiciel.

L’épreuve des faits, je crois, est en train de nous donner tort : la puissance du logiciel, ses ressources infinies offertes en permanence nous invitent, nous incitent,  (nous autres : professeurs !),  à utiliser cette puissance : il paraît difficile de ne pas parler des relations entre tables quand elles paraissent si simples à créer…  C’est l’escalade.

Nos cas pratiques sur Access se compliquent, ils mettent en jeu de plus en plus des tables liées, et les étudiants à l’examen sont la plupart du temps totalement incapables de justifier tous les choix qui ont été faits par les concepteurs des cas, en termes d’analyse conceptuelle notamment : ils sont bien obligés de reconnaître qu’ils n’ont été que de simple exécutants, des « presse boutons » incapables de créer seuls une nouvelle application différente.

Je crois qu’en dérivant de la gestion de fichiers vers la programmation de petites applications relationnelles, nous entrons dans un piège très dangereux, et nous y plongeons nos étudiants :

Il me semble que le nombre d’heures de cours (une ou deux par semaine !) et le nombre de logiciels à traiter (TDT, tableur-grapheur, SGBD, compta, gestion commerciale, paie, enquête…) nous interdisent absolument d’envisager la création d’application sous Access : si on commence ce chantier, on devra s’arrêter au milieu de la rivière, faute de temps, et l’étudiant aura l’impression d’être capable alors qu’il ne le sera pas : il ne suffit pas d’avoir suivi et compris 4 ou 5 modes opératoires de création d’application pour être autonome, loin s’en faut !

Et finalement, la PME ne pourra pas compter sur l’étudiant et devra confier la programmation de ses applications à un vrai programmeur. Notre assistant de gestion se sera épuisé en dizaines d’heures sans être capable au final d’aider l’entreprise comme il faut.

Bien sûr, l’étudiant passionné, lui, y arrivera et il ne faut surtout pas lui interdire, il faudra même le valoriser de façon très spectaculaire : cet élève-là est particulièrement méritant et sera très utile en PME.

Mais l’exception méritante ne doit surtout pas devenir la norme ! On ne peut pas demander à tous les étudiants d’atteindre cet objectif, même si cet objectif paraît très intéressant pour les PME : nous n’avons tout simplement pas les moyens de l’atteindre.

 

Et le temps, le temps précieux, que nous passons de plus en plus sur Access (en pure perte, je crois, puisque ce qui est fait à moitié n’est pas fait), je pense que nous devrions le consacrer à l’approfondissement d’Excel, beaucoup plus polyvalent et universel, sur lequel les étudiants ont déjà des bases assez solides  et qui permet de mener à bien de nombreuses tâches de gestion de base de données (non relationnelle).

 


 

Possibilités offertes par Excel
pour gérer des fichiers simples :

 

Et ce sera la deuxième partie de mon propos : montrer qu’Excel est capable d’offrir les outils utiles à la gestion de fichiers, sans compter qu’en plus, une fois ces outils maîtrisés, l’étudiant pourra les utiliser à bien d’autres situations que la gestion de fichiers.

Objectif
de gestion de fichier

Outils offerts
par l’universel Excel





Structure de la table
et contrôles
de validité










Une simple feuille de calcul : chaque colonne est un champ (nom, prénom, adresse, code postal, ville…), chaque ligne est une enregistrement (un client, un fournisseur…).

La première ligne (une seule ligne de cellules pour toute la feuille) porte les noms des champs.

Première ligne mise en valeur (gras et gris) pour qu’Excel la repère (et ne la trie pas avec les autre lignes). Mise en forme soignée : Format, Cellule, onglet Alignement, centrage H et V, renvoi à la ligne auto

Première ligne toujours affichée à l’écran : Fenêtre, Figer les volets…

Première ligne imprimée sur toutes les pages : Fichier, Mise en page, onglet Feuille, Lignes à répéter en haut…

On peut regrouper tous nos fichiers simples en un seul classeur : une feuille par fichier.

Chaque fichier est nommé (colonnes entières) : Insertion, Nom, Définir, le nom Clients fait référence à =Clients!$A:$K.  Ceci permettra de s’en servir facilement à partir de Word, pour une impression soignée.

Certains champs (colonnes) peuvent être calculés, bien sûr.

On peut définir des règles de validation (moins fines et moins ergonomiques qu’Access, mais suffisantes dans de nombreux cas simples) : La commande Données, Validation permet de forcer un type de saisie (numérique, date…) et de contrôler cette saisie : liste de valeurs limitative, bornes à respecter…

On peut donc transformer les cellules d’une colonne en zones de liste alimentées et contrôlées selon un groupe de cellules rangées à part.

Des messages d’aide à la saisie, ainsi que des messages d’erreur peuvent facilement être prévus dans cette précieuse commande Données, Validation :

   

Modifier la structure de la table


Ajout et suppression de champ = Ajout et suppression de colonne : clic droit sur le n° de colonne et Insérer ou Supprimer…

Ajout et suppression d’enregistrement = Ajout et suppression de ligne : clic droit sur le n° de ligne et Insérer ou Supprimer….

Déplacement de champ (ou d’enregistrement) = Sélection de la colonne entière (ou de la ligne) par un clic sur le numéro de ligne ou le numéro de colonne, puis Maj glisser sur le bord noir de la sélection (quand le curseur de la souris prend la forme d’une flèche blanche).

Renommer un champ : taper simplement un autre libellé en titre de colonne

Un formulaire simple
pour la saisie :

la grille

L’ajout d’un enregistrement est facilité par l’outil Données, Grille (ou Données Formulaire dans les versions récentes d'Excel) qui insère une ligne en fin de table, sans avoir à s’y rendre, et en reproduisant automatiquement les formes et calculs éventuels, colonne par colonne…

Cette commande affiche un formulaire où une ligne est représentée en fiche : chaque colonne est présentée en ligne.

Faiblesse : la touche ENTRÉE valide la fiche au lieu de valider le champ !
Il faut donc utiliser TAB pour passer d’un champ à l’autre… 

Dommage… Mais pas rédhibitoire.

Notons que la zone nommée est automatiquement agrandie quand on ajoute un enregistrement de la sorte (ce qui est utile quand l’élève n’a donné son nom de table qu’à un nombre limité de lignes).

Un formulaire
pour la consultation :
la grille encore

La même commande Données, Grille offre un premier moyen de consulter son fichier :

Le bouton Critère permet de saisir une ou plusieurs contraintes d’affichage : les boutons Suivante et Précédente permettent ensuite de scruter son fichier.

Attention à ne pas utiliser l’ascenseur qui circule sans tenir compte des critères.

Cette façon de filtrer une table correspond à ce que nous appelons souvent QBE (Query by Example).

 


 

 

Pour des formulaires riches et très personnalisés :

alimentation de la table BDD via des classeurs formulaires

L'assistant Modèles avec suivi des données (macro complémentaire à installer avec Outils…) permet de créer une relation très efficace entre des classeurs formulaires et le tableau récapitulatif qui est la grande table BDD : un classeur formulaire par ligne de la table.

L'assistant aide à créer simplement un modèle de classeur formulaire et les liens entre chaque champ du formulaire et la colonne correspondante de la table BDD. Les modifications ultérieures (mises à jour, ajouts et suppressions de liens) sont également très bien accompagnées et guidées par l'assistant.

On garde dans un dossier chacun des formulaires qui ont servi à alimenter la base, et on peut ainsi les relire facilement. Toute modification dans le formulaire est répercutée dans la base au moment de l'enregistrement.

Les employés (les vendeurs, par exemple) chargées de remplir les formulaires (basés sur un modèle) peuvent envoyer automatiquement le classeur rempli par Email au moment où ils l'enregistrent, ce qui permet au gestionnaire de la BDD de collecter facilement ces classeurs, et quand il les enregistre sur son propre disque, il met à jour la base simplement, de façon centralisée…

On peut donc ainsi alimenter notre grande table BDD avec un ou plusieurs types de formulaires beaucoup plus ergonomiques que la saisie directe dans la table !

Recherche
grâce au TRI
et à la commande Recherche

L’outil de tri    servira aux tris simples (un clic quelque part dans la colonne critère, puis un clic sur l’outil). On utilisera la commande Données, Trier… pour les cas de tris multicritères.

Pour localiser rapidement une fiche, on utilisera avec bonheur la commande Rechercher :
CTRL+
F (F comme Find, trouver) : ne taper qu’un morceau de la chaîne recherchée, puis ENTRÉE, ENTRÉE, ENTRÉE...

Notons au passage que les touches de déplacement rapide serviront sans arrêt dans ce type de tableau : <fin> puis <flèche de direction> : par exemple : <fin> puis <bas> file tout en bas du bloc en cours !


Extraction par

les filtres

La commande Données, Filtre, Filtre automatique est une pure merveille de simplicité et de rapidité :

Une fois le tableau filtré (avec une ou plusieurs contraintes), on peut sélectionner le bloc affiché : CTRL+* (ctrl étoile pour sél° bloc en cours), le copier au presse-papier : CTRL+C, et le coller ailleurs, soit dans un autre classeur, soit dans un document Word, etc. : CTRL+V ou Édition, Collage spécial…

Les extraits plus complexes passeront par la commande Données, Filtre, Filtre élaboré qui nécessite la préparation d’une zone de critères, généralement sur des lignes insérées au-dessus du tableau à filtrer.


Utilisation
des fichiers
avec Word :


le publipostage est encore plus utile que vous ne le pensiez !

Ces tables simples ainsi gérées avec l’outil universel Excel, parfaitement maîtrisé par l'étudiant, sont disponibles sous Word pour une impression soignée, sous forme de tableaux ou de fiches, en tout ou partie :

L'outil Publipostage, en effet, ne doit pas être réduit à l'envoi en nombre : on peut très facilement se servir du publipostage pour imprimer une table en fiches individuelles : une fiche par ligne, avec ou sans condition !!!


De même, le publipostage pourra servir à n'imprimer très facilement que certaines colonnes de la table BDD !

 

 

Et j'en passe...

 

 

Avec un outil aussi fabuleux qu'Excel,
est-il donc vraiment urgent d'enseigner Access aux étudiants
qui n'ont que deux ou trois heures de cours de bureautiques par semaine ? 

 

Il me semble que la question mérite au moins d'être posée.

 

Vous pouvez télécharger ce texte au format Word, pour en garder une trace sur papier, en cliquant ici...

 

Votre avis m'intéresse.

 

Étienne Chouard.

 

 

 

etienne.chouard@arc-en-ciel.info

 

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